Апостиль – термин, который многие наверняка слышали и использовали, но который продолжает вызывать вопросы, касающиеся его реального значения и применения. В мире, где трансграничные передвижения и коммуникация стали неотъемлемой частью повседневной жизни, апостиль играет важную роль в оформлении и признании документов за границей.
В данном материале мы рассмотрим сущность апостиля, историю его возникновения, а также его практическое значение и порядок получения.
Легализация документов до появления апостиля
Как правило, документы, выпущенные на территории одного государства, не имеют юридической силы на территории другого государства без специальной процедуры подтверждения их подлинности.
Ранее такая проверка происходила в рамках консульской легализации и занимала достаточно длительное время, поскольку требовалось совершить следующие действия:
- заверить документ у нотариуса и в Министерстве юстиции (в конкретном государстве могут быть свои особенности);
- заверить документ в Министерстве иностранных дел государства выдачи;
- легализовать документ в консульстве (или в консульском отделе) того государства, на территории которого планируется его использование.
Минусы такой процедуры очевидны: помимо ее длительности и сложности, для каждого государства требовалось каждый раз обращаться в соответствующее консульство
Гаагская конвенция и апостиль
В 1961 году многие государства, желая устранить указанные сложности, подписали Гаагскую конвенцию, отменяющую требование легализации иностранных официальных документов.
Гаагская конвенция, или Конвенция об апостиле, предусматривает, что для использования документа на территории стран – участников Конвенции, необходимо заверить его специальным штампом – апостилем – в стране выдачи документа.
Иными словами, апостиль представляет собой специальную печать или штамп, который проставляется на документах, выданных официальными органами или должностными лицами одного государства, для того чтобы такие документы могли использоваться на территории другого государства.
Апостиль имеет строго установленную форму и должен содержать следующие реквизиты:
- название страны выдачи апостиля;
- фамилия и должность лица, подписавшего официальный документ, на который проставляется апостиль;
- наименование учреждения, печать или штамп которого стоит на удостоверяемом документе;
- город, где проставлен апостиль;
- дата проставления апостиля;
- наименование органа, который проставил апостиль;
- номер самого апостиля;
- печать или штамп учреждения, проставившего апостиль; и
- должность лица, проставившего апостиль.
Апостиль может быть составлен на национальном языке государства его выдачи или на официальном языке Гаагской конвенции (английский или французский).
Важно отметить, что апостиль подтверждает не подлинность содержания документа, а лишь статус должностного лица и законность проставления подписи и печати на предъявляемом документе. В процессе апостилирования штамп на документе сверяется с информацией, содержащейся в официальной базе данных. Тем самым гарантируется, что апостиль не будет проставлен на поддельный документ.
Практическое применение апостиля
Таким образом, апостиль нужен для того, чтобы документы, выданные в одной стране, могли быть приняты на территории другой страны и имели в такой стране юридическую силу. Подтверждение документов посредством апостиля может потребоваться и физическим, и юридическим лицам.
Рассмотрим далее некоторые примеры ситуаций, в которых требуется представление документов, заверенных апостилем:
| Физические лица |
|
|---|---|
| Юридические лица |
|
В упомянутых сценариях могут понадобиться и другие документы, помимо перечисленных. При этом для определения точных требований следует обращаться к законодательству и правилам каждой страны и учитывать конкретные обстоятельства.
Когда апостиль не проставляется
В некоторых случаях нет необходимости заверять документы апостилем. Прежде всего, речь идет о ситуациях, когда:
- между страной выдачи документов и страной их использования заключен двусторонний договор о правовой помощи, который предусматривает отказ от процедуры апостилирования, либо
- соответствующие страны являются участниками многосторонней конвенции, целью которой также служит упрощение процедур легализации документов.
Наряду с этим возможны ситуации, когда страны не присоединились к Гаагской конвенции об апостиле. Это означает, что для таких стран документы необходимо заверять в порядке консульской легализации, как описано выше. Список стран-участников Гаагской конвенции об апостиле можно посмотреть на сайте Конвенции.
Кроме того, Гаагская конвенция об апостиле предусматривает, что апостиль не ставится на:
- документы, выдаваемые консульскими или дипломатическими учреждениями;
- документы, относящиеся к коммерческой деятельности, например, договоры, соглашения, инвойсы, таможенные накладные и прочие документы.
В некоторых случаях коммерческие документы можно заверить через специальные организации. Например, коммерческие документы, выпущенные в России, можно заверить, обратившись в Торгово-промышленную палату РФ.
Наконец, апостилем нельзя заверить оригиналы некоторых личных документов, например таких как:
- паспорт или иное удостоверение личности,
- трудовая книжка,
- пенсионное удостоверение,
- документы частного характера, например переписка,
- внутренние документы компании, например справки, которые выдает работодатель.
Тем не менее апостиль может быть проставлен на нотариально заверенные копии указанных документов.
Порядок получения апостиля
Обращаться за апостилем необходимо в разные государственные органы, в зависимости от того, какой орган выдал оригинал документа. Например, в России органами, уполномоченными на проставление апостиля, являются:
| Министерство внутренних дел | например, для справок об отсутствии судимости |
|---|---|
| Министерство обороны | для документов о военной службе |
| Генеральная прокуратура | для документов, выданных органами прокуратуры |
| Росархив и его территориальные подразделения | для архивных справок, архивных выписок или архивных копий |
| Органы ЗАГС субъектов федерации | для документов, подтверждающих факт регистрации актов гражданского состояния (свидетельство о рождении, свидетельство о браке) |
| Министерство образования субъекта РФ | для документов, подтверждающий уровень образования или квалификации; |
| Министерство юстиции | для прочих документов, а также для нотариально удостоверенных копий. |
Для проставления апостиля в России необходимо предоставить:
- паспорт заявителя;
- сам официальный документ, подлежащий вывозу за пределы территории России;
- заявление – запрос о предоставлении государственной услуги.
При этом в качестве заявителя может выступать любое лицо, не обязательно то, на имя которого оформлен официальный документ. Однако важно помнить, что забирать готовый документ с апостилем должен тот, кто выступал в качестве заявителя. В ином случае необходимо оформлять доверенность, которая предусматривает возможность получения документов от имени заявителя.
За проставление апостиля предусмотрена государственная пошлина, размер которой составляет 2500 рублей за каждый документ (пп. 48 п. 1 ст. 333.33 НК РФ).
Срок проставления апостиля, как правило, составляет от трех до пяти рабочих дней.
Отказ в выдаче апостиля возможен в следующих случаях:
- документ не содержит обязательные реквизиты;
- документ содержит исправления, признаки нарушения целостности или пятна;
- должностное лицо, подписавшее документ, не имело для этого полномочий;
- подпись должностного лица или оттиск печати не соответствует имеющимся в официальной базе данных образцам;
- документ не подлежит вывозу за границу (например, содержит сведения, составляющие государственную тайну).
Что такое электронный апостиль?
В некоторых странах вместо традиционного бумажного документа можно получить электронную версию апостиля с двухмерным штрихкодом. В России такая возможность появилась в 2022 году. Запрос на выдачу электронного апостиля можно подать через Единый портал госуслуг, подписав его усиленной неквалифицированной электронной подписью.
Идея электронного апостиля возникла в целях необходимости обеспечить более высокий уровень защиты информации по сравнению с бумажным апостилем. Кроме того, электронное апостилирование позволяет дистанционно заверять официальные документы, а также отслеживать возможные факты нарушений со стороны органов, выдавших документ.
Однако ввиду того, что далеко не все страны, подписавшие Гаагскую конвенцию об апостиле, принимают электронный апостиль, рекомендуется заранее уточнить, будет ли принят электронный штамп в стране назначения.
Заключение
Таким образом, апостиль играет ключевую роль в обеспечении признания и юридической силы документов за рубежом. Механизм проставления апостиля упрощает процесс легализации, сокращает время на получение официального подтверждения и повышает уровень доверия к документам в международном контексте.
При этом необходимо учитывать, что процедура получения апостиля может различаться в зависимости от страны и типа документа. Поэтому важно заранее ознакомиться с требованиями и правилами конкретной страны.
