Регистрация компаний в различных юрисдикциях сопровождается подготовкой и выдачей корпоративных документов. В некоторых случаях в дополнение к обязательным документам необходимо заказывать Certificate of Incumbency, или сертификат о полномочиях.
Что такое Certificate of Incumbency?
Certificate of Incumbency также иногда называют свидетельством о должностных лицах. Он может заказываться как для оффшорных компаний, так и для компаний, зарегистрированных в юрисдикциях, которые нельзя отнести к классическим оффшорам, например для компаний в Великобритании или в Гонконге.
В сущности, он представляет собой документ, где содержатся сведения о лицах, которые имеют право управлять компанией и принимать значимые решения в связи с корпоративной деятельностью. Как правило, к таким лицам относятся:
- акционеры,
- директора,
- корпоративные секретари (при их наличии).
Сертификат о полномочиях не входит в обязательный комплект корпоративных документов, выдаваемых при регистрации компании, поэтому его следует заказывать отдельно. При заказе допускается выбор того, какие именно сведения будут содержаться в документе, например информация:
- только о директорах (текущих или всех, кто когда-либо занимал эту должность),
- только о секретарях,
- только об акционерах компании,
- различные комбинации таких сведений.
Для чего нужен Certificate of Incumbency?
Сертификат о полномочиях подтверждает, что лица, действующие от имени компании, действительно имеют на это надлежащие полномочия. Благодаря этой функции он, как правило, используется в качестве доказательства легальности операций с участием компании. Соответственно, он может запрашиваться в следующих ситуациях:
| Кто запрашивает? | В каких ситуациях? |
|---|---|
|
Банки и платежные системы |
|
|
Аудиторы |
|
|
Государственные органы или регистраторы |
|
|
Суды |
|
|
Партнеры или контрагенты |
|
Оформление и срок действия Certificate of Incumbency
Как правило, Certificate of Incumbency оформляют:
- регистрационные агенты или
- секретари компании.
Например, при регистрации компании на Сейшелах сертификат о полномочиях можно получить у того же регистрационного агента, который регистрировал компанию. Для этого необходимо подготовить соответствующий запрос. Выдача готового документа занимает до 7 дней. В таком же порядке оформляются сертификаты для оффшорных компаний в других юрисдикциях, например для оффшоров на Британских Виргинских Островах.
В странах, где наличие корпоративного секретаря является обязательным, именно он занимается выдачей Certificate of Incumbency. Это характерно, например, для гонконгских компаний, а также для компаний на Кипре.
Сам по себе Certificate of Incumbency не имеет установленного срока действия. Предполагается, что он является действительным до внесения в структуру компании изменений, которые требуют отражения в сертификате.
Вместе с тем на практике запрашивающие органы могут требовать регулярного обновления сертификата. В среднем рекомендуется обновлять Certificate of Incumbency как минимум один раз в год, однако некоторые банки могут требовать более «свежие» документы, например, выданные не позже 3 или 6 месяцев назад. Таким образом, срок действия сертификата о полномочиях зависит, скорее, от требований принимающей стороны.
Заключение
Основные положения, которые следует знать при заказе Certificate of Incumbency:
- документ подтверждает полномочия должностных лиц компании: директоров, акционеров, корпоративных секретарей;
- сертификат оформляется регистрационным агентом или секретарем компании;
- сертификат не имеет установленного срока действия и обновляется по запросу.